การประกันคุณภาพซอฟต์แวร์ ตอนที่ 6.7 : การบริหารกระบวนการ - Process Improvement

December 9, 2014

การปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement)

 

การปรับปรุงกระบวนการมีวัตถุประสงค์เพื่อลดข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องของผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการรวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ 

แนวคิดของการปรับปรุงกระบวนการเป็นการมุ่งที่จะลดหรือขจัดสาเหตุที่ทำให้เกิดข้อบกพร่องหรือข้อผิดพลาด เนื่องจากหากองค์กรยังคงใช้กระบวนการเดิมโดยไม่มีการปรับปรุง ผู้ปฏิบัติงานจะต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดทุกครั้งที่ทำงานตามกระบวนการ ทำให้องค์กรเสียเวลาและค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

 

การปรับปรุงกระบวนการ เป็นกิจกรรมที่ต้องทำซ้ำอย่างต่อเนื่อง คือ 1) การค้นหาข้อบกพร่อง 2) เก็บรวบรวมข้อบกพร่องและค้นหาข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นซ้ำๆ  3) ค้นหาสาเหตุของปัญหาที่ทำให้เกิดข้อบกพร่องซ้ำๆกันนั้น จากนั้นจึงเริ่มต้นกระบวนการปรับปรุงกระบวนการ เมื่อทำการปรับปรุงเสร็จ ก็ต้องดำเนินการแบบเดิม ทำซ้ำไปเรื่อยๆ เพื่อลดข้อบกพร่อง/ผิดพลาดและให้ได้กระบวนการที่ดีขึ้นเรื่อยๆ

 

การปรับปรุงกระบวนการ มีองค์ประกอบที่สำคัญๆ ดังนี้

  • ทีมงานปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement Team)

  • กระบวนการในการปรับปรุงคุณภาพ (Process Improvement Process)

 

ทีมงานปรับปรุงกระบวนการ (Process Improvement Team) มีหน้าที่ดังนี้
  • ระบุและเลือกปัญหา

  • นำเสนอแนวทางการแก้ไข

  • เลือกวิธีการแก้ไข และแนวทางการปรับปรุงกระบวนการ

  • ทำการปรับปรุงกระบวนการ

  • จัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการเพื่อใช้ในการวัดกระบวนการปรับปรุงกระบวนการ

  • เลือกใช้วิธีการทางสถิติที่เหมือนกันทุกครั้ง

  • นำเสนอผลการดำเนินการปรับปรุง เพื่อรับรองว่าได้ดำเนินการตามกระบวนการปรับปรุง

 

กระบวนการในการปรับปรุงคุณภาพ (Process Improvement Process) ประกอบด้วย 8 ขั้นตอนดังนี้

         

1.     การเลือกกระบวนการและทีมงาน

         

ทีมงานปรับปรุงกระบวนการ ทำการเลือกกระบวนการที่จะทำการปรับปรุงโดยวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ ข้อบกพร่องที่พบ (defect) และการทำงานซ้ำ (rework) ประกอบกับข้อร้องเรียนต่างๆจากผู้ที่ใช้ผลลัพธ์จากกระบวนการ (customer) และผู้ที่สนับสนุนกระบวนการ (supplier)

 

2.    อธิบายกระบวนการ

 

เมื่อทีมงานสามารถเลือกกระบวนการที่จะปรับปรุงได้แล้ว ให้ทำการอธิบายกระบวนการเพื่อสอบทานความเข้าใจในกระบวนการว่าตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่ โดยการอภิปรายร่วมกับ 1) ผู้ใช้ผลลัพธ์จากกระบวนการถึงคุณลักษณะของผลลัพธ์ที่คาดหวัง 2) ผู้ที่รับผิดชอบดำเนินงานตามกระบวนการ (process owner) ถึงคุณลักษณะของสิ่งป้อนเข้า (input) ที่ได้จากผู้สนับสนุนกระบวนการ (supplier) โดยทุกฝ่ายควรเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับคุณลักษณะต่างๆที่คาดหวังและวิธีการในการวัดคุณภาพ ทีมงานปรับปรุงคุณภาพควรทบทวนวิธีการทำงานตามกระบวนการและ แผนภาพการไหล (flow chart) เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่นำกระบวนการไปใช้ในแต่ละโครงการนั้น ได้ทำตามวิธีการและขั้นตอนต่างๆที่กำหนดทุกครั้งและในทุกโครงการที่ใช้กระบวนการนั้น ผลจากการทบทวนดังกล่าว ทีมงานจะทราบว่าจุดใดในกระบวนการที่ถูกนำไปใช้แตกต่างกัน และจุดที่เป็นสาเหตุของงานที่ไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดรวมทั้งวิธีการในการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์และวัดกระบวนการ

       

3.     ประเมินกระบวนการ

         

เป็นการประเมินวิธีการวัดกระบวนการ เพื่อให้แน่ใจว่ามาตรวัด (measurement) ที่กำหนดจะสามารถใช้ได้และแม่นยำ โดยผู้ที่ทำการวัดจะสามารถและวัดด้วยค่าเดียวกันและวิธีการที่เหมือนกันทุกครั้ง

         

4.     ปรับปรุงกระบวนการ

         

ทีมงานประชุมเพื่อทบทวนข้อมูลทั้งหมดและระดมสมองเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการ

         

5.     วางแผนเพื่อทดสอบการปรับปรุง

         

ทีมงานจัดทำแผนเพื่อทดสอบการปรับปรุงที่ได้จากการระดมสมอง การทำแผนควรระบุข้อมูลทางสถิติที่ต้องจัดเก็บเพื่อนำมาวิเคราะห์ วิธีการจัดเก็บข้อมูล ใครเป็นผู้จัดเก็บ และจะทำการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างไร

         

6.     วิเคราะห์ผล

         

ทีมงานนำแผนที่ได้จัดทำในขั้นตอนก่อนหน้ามาดำเนินการ โดยมีการจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลตามที่กำหนดในแผน

         

7.     เปรียบเทียบผลการปรับปรุง

         

ทีมงานทำการเปรียบเทียบผลที่ได้จากการปรับปรุงว่าเป็นไปตามที่คาดหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามที่คาด ทีมงานควรหาสาเหตุและปรับปรุง หรือเปลี่ยนแนวทางการปรับปรุงกระบวนการ ในขั้นตอนนี้ ควรมีการบันทึกบทเรียน (lesson learned) และความสำเร็จ (accomplishment) เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงกระบวนการต่อไป

         

8.     เปลี่ยนกระบวนการ

         

ในกรณีที่ผลที่ได้ไม่เป็นไปตามคาด ทีมงานควรหาแนวทางในใหม่ในการปรับปรุงกระบวนการโดยทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4 – 8 หากผลที่ได้เป็นไปตามคาด จึงเริ่มนำกระบวนที่ปรับปรุงแล้วไปใช้งาน  ในขั้นตอนนี้ควรมีการติดตามอย่างใกล้ชิดเพื่อให้แน่ใจว่า ผลที่ได้จากการปรับปรุงกระบวนการนั้นเป็นไปอย่างที่คาด 

         

หลังจากที่ได้มีการปรับปรุงกระบวนการแล้ว ผู้ดูแลด้านประกันคุณภาพต้องตัดสินใจว่าจะดำเนินการปรับปรุงคุณภาพในกระบวนการเดิมต่อไปหรือไม่ หรือไปดำเนินการปรับปรุงกระบวนการอื่นที่ยังให้ผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามที่คาดหรือไม่เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ผลลัพธ์จากกระบวนการ (customer)

 

Please reload

Featured Posts

การประกันคุณภาพซอฟต์แวร์ ตอนที่ 1 : มุมมองด้านคุณภาพ

May 9, 2014

1/1
Please reload

Recent Posts
Please reload

Search By Tags
Please reload

Follow Us
  • Facebook Classic
  • Twitter Classic
  • Google Classic